Puantaj, çalışanın her gününün kaydıdır: geldi mi, izinli mi, raporlu mu, kaç saat çalıştı? Puantaj cetvelinde hangi bilgiler olmalı, hangi kısaltmalar kullanılır, örnek tablo ve ay sonunda bordroya aktarırken dikkat edilecekler.
Ay sonunda bordro hazırlanırken ilk sorulan soru hep aynıdır: "Bu ay kim kaç gün çalıştı?" Bu sorunun cevabı puantajdır. Puantaj doğru tutulmazsa bordro, SGK bildirimi ve fazla mesai ödemesi de yanlış çıkar.
Puantaj nedir?
Puantaj, çalışanların her gün işe gelip gelmediğini, geldiyse kaç saat çalıştığını, gelmediyse nedenini gösteren kayıttır. Kelime Fransızca "pointage" (işaretleme, yoklama) sözcüğünden gelir. Bu kayıtların ay boyunca gün gün işlendiği tabloya puantaj cetveli ya da puantaj çizelgesi denir.
Puantaj ne işe yarar?
- Bordro: Ücret, çalışılan gün ve saat üzerinden hesaplanır. Ücretsiz izin, devamsızlık ve fazla mesai bordroya puantajdan girer.
- SGK bildirimi: Prim gün sayısı puantaja dayanır. Bir çalışan için ay içinde 30 günden az gün bildirilecekse eksik günün nedeni gösterilir ve belgelenir.
- Fazla mesai: Haftalık 45 saati aşan çalışmayı tespit etmek için günlük çalışma süreleri gerekir.
- Uyuşmazlıkta delil: Çalışanın imzasını taşıyan puantaj kayıtları, fazla çalışma ve ücret anlaşmazlıklarında en çok başvurulan belgelerdendir.
- Yönetim: Hangi şubede devamsızlık arttı, kim sürekli geç kalıyor? Puantaj bunları da gösterir.
Puantaj cetvelinde hangi bilgiler olmalı?
- Çalışanın adı soyadı, sicil numarası, görevi ve şubesi
- Dönem: ay ve yıl
- Ayın her günü için bir sütun ve o günün durumu
- Çalışılan günlerde giriş-çıkış saati, mola ve net çalışma süresi
- Ay sonu toplamları: çalışılan gün, hafta tatili, resmî tatil, yıllık izin, raporlu gün, ücretsiz izin, devamsızlık ve fazla mesai saati
- Hazırlayanın ve çalışanın imzası
Puantajda kullanılan kısaltmalar
Kanunda belirlenmiş tek bir kısaltma listesi yoktur; her işletme kendi işaretlerini kullanır. Önemli olan, cetvelin altına bir açıklama koymak ve aynı işareti her ay aynı anlamda kullanmaktır. Yaygın kullanılanlar şunlardır:
- Ç ya da X: Çalıştı
- HT: Hafta tatili
- RT: Resmî tatil
- Yİ: Yıllık izin
- R: Raporlu (istirahat)
- Üİ: Ücretsiz izin
- Mİ: Mazeret izni
- D: Devamsız
Örnek: Bir haftalık puantaj
Bir çalışanın bir haftalık kaydı şöyle görünebilir:
| Gün | Durum | Giriş | Çıkış | Mola | Net çalışma |
|---|---|---|---|---|---|
| Pazartesi | Ç | 08.55 | 18.10 | 1 sa | 8 sa 15 dk |
| Salı | Ç | 09.20 | 18.00 | 1 sa | 7 sa 40 dk |
| Çarşamba | Ç | 08.50 | 19.30 | 1 sa | 9 sa 40 dk |
| Perşembe | Yİ | – | – | – | – |
| Cuma | Ç | 09.00 | 18.00 | 1 sa | 8 sa |
| Cumartesi | Ç | 10.00 | 15.00 | 30 dk | 4 sa 30 dk |
| Pazar | HT | – | – | – | – |
Bu hafta toplam net çalışma 38 saat 5 dakikadır. Çarşamba günü 9 saat 40 dakika çalışılmış ama haftalık toplam 45 saatin altında kaldığı için bu hafta fazla çalışma doğmaz. Salı günkü 20 dakikalık gecikme ise ayrı bir bilgi olarak kayıtta durur. Fazla mesainin nasıl hesaplandığını fazla mesai ücreti rehberimizde örneklerle anlattık.
Puantaj cetveli adım adım nasıl hazırlanır?
- Şablonu kurun: Satırlara çalışanları, sütunlara ayın günlerini yazın. Hafta tatillerini ve resmî tatilleri baştan işaretleyin.
- Her gün işleyin: Puantajı ay sonunda hafızadan doldurmayın. Günü gününe işlenmeyen kayıt ay sonunda tahmine dönüşür.
- Belgeleri eşleştirin: Sağlık raporu, izin dilekçesi, ücretsiz izin talebi gibi belgeleri ilgili günle birlikte saklayın.
- Toplamları alın: Ay sonunda her çalışan için gün türlerini ve fazla mesai saatini toplayın.
- Kontrol ettirin ve imzalatın: Her çalışana kendi satırını gösterin; itiraz varsa bordrodan önce çözün.
- Bordroya aktarın: Toplamları muhasebecinize ya da bordro programına iletin.
Excel puantajın sık hataları
- Elle girilen saatler: Saati yazan kişi yuvarlar ya da unutur; günde birkaç dakikalık farklar ay sonunda saatlere ulaşır.
- Formül kayması: Araya bir satır eklenince toplam formülü yanlış hücreyi gösterir ve kimse fark etmez.
- Sürüm karmaşası: Şube müdürü bir dosya, muhasebe başka bir dosya tutar; hangisinin doğru olduğu ay sonunda tartışılır.
- Tatil günleri: Arife yarım günleri ve her yıl tarihi değişen dinî bayramlar gözden kaçar.
- Gece vardiyası: 22.00'de başlayıp sabah 06.00'da biten vardiya iki güne bölünür, süre yanlış toplanır.
Puantajı kendiliğinden tutmak
Puantajın en zayıf noktası veriyi elle toplamaktır. Manageon Personel ve Mesai modülünde çalışan mesaiye telefonundan girer; işyerindeki QR okutulur ya da telefonun konumu ve bağlı olduğu ağ doğrulanır. Giriş-çıkış saati, mola ve net süre her gün kendiliğinden kayda geçer. Şubeye gündüz ve gece vardiyaları tanımlanır, izinler aynı ekranda tutulur, resmî tatiller ve dinî bayramlar takvime hazır gelir.
Ay sonunda tarih aralığını seçip raporu PDF ya da Excel olarak alırsınız; rapor e-postayla da gelebilir. Puantaj kayıtları Excel olarak dışa aktarıldığı için muhasebeciniz alışık olduğu düzende çalışmaya devam eder.
Kısaca
- Puantaj, her çalışanın her gününün durumunu ve çalışma süresini gösteren kayıttır.
- Bordro, SGK prim günü ve fazla mesai puantaja dayanır.
- Kısaltmalar işletmeye göre değişir; açıklamasını cetvele yazın.
- Puantajı günü gününe tutun, ay sonunda çalışana kontrol ettirin.
- Kayıt elle toplandıkça hata payı büyür.
